Een belangrijk onderdeel van de voorbereiding van een besluit op een Woo-verzoek is de inventarisatie van de relevante documenten. In het uiteindelijke besluit moet duidelijk en deugdelijk worden gemotiveerd dat deze inventarisatie zorgvuldig en volledig heeft plaatsgevonden, zodat kan worden gecontroleerd dat geen relevante documenten zijn overgeslagen. Een manier om duidelijk te maken hoe het hoort, is een praktijkvoorbeeld te geven van hoe een gemeente tekort kan schieten. Met het bespreken daarvan kunnen we komen tot een correcte besluittekst.
1 november 2025 – Ray Heijder, jurist bij Ebenezer Advies
Praktijkvoorbeeld
Hieronder citeer ik woordelijk uit een besluit van een gemeente
Wij hebben uitgebreid gezocht in alle zaak- en archiefsystemen en intern nagegaan of de documenten bij ons berusten. Hierbij hebben wij zorgvuldig alle relevante bronnen geraadpleegd en een grondige zoekslag uitgevoerd op basis van de zoekcriteria die verband houden met uw verzoek. Hiervoor hebben wij interne medewerkers gevraagd de betreffende documenten te vinden en aan te leveren.
De motivering van de gemeente is op het eerste gezicht netjes geformuleerd, maar juridisch en volgens jurisprudentie is deze onvoldoende concreet.
Gebrek aan specificiteit
De gemeente vermeldt dat er “uitgebreid gezocht in alle zaak- en archiefsystemen” is, maar niet wélke systemen dit concreet zijn. Ook wordt niet beschreven welke bronnen of afdelingen exact zijn geraadpleegd.
De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State stelde herhaaldelijk dat volstaan met een algemene verwijzing naar een zoekslag onvoldoende is (bijvoorbeeld. ECLI:NL:RVS:2022:3027, ECLI:NL:RVS:2024:480).
Ontbreken van details over zoekmethodiek
Er staat “grondige zoekslag uitgevoerd op basis van de zoekcriteria”, maar de zoekcriteria zelf worden niet vermeld. Het is onduidelijk welke zoektermen, filters, datumbereiken of selectiecriteria zijn gebruikt. Dit maakt het onmogelijk te controleren of de zoekslag daadwerkelijk zorgvuldig en volledig is uitgevoerd.
Onvoldoende inzicht in de betrokken personen
Er wordt vermeld dat interne medewerkers zijn gevraagd documenten te vinden, maar niet wie dit precies waren (functietype, rol, etc.) of hoe zij geïnstrueerd zijn. Jurisprudentie benadrukt dat het nuttig is te vermelden welke soorten functionarissen of afdelingen betrokken waren bij het zoeken (ECLI:NL:RVS:2022:3027).
Geen toelichting op gemaakte keuzes
De tekst vermeldt niet waarom bepaalde bronnen of documenten wel of niet zijn meegenomen.
Motiveringsgebrek
Samengevat: de gemeente zegt dat er gezocht is, maar legt niet concreet uit hóe en waar gezocht is. Volgens het motiveringsbeginsel (art. 3:46 Awb) en jurisprudentie volstaat een algemene stelling niet; het besluit kan hierdoor kwetsbaar zijn voor bezwaar of beroep.
Kort advies hoe te verbeteren
Ik adviseer gemeenten puntsgewijs hoe de tekst voor het besluit kan worden verbeterd:
- Noem specifieke systemen, archieven en afdelingen die zijn geraadpleegd.
- Beschrijf de exacte zoektermen, filters en criteria.
- Vermeld wie de zoekslag heeft uitgevoerd.
- Licht toe waarom bepaalde bronnen of documenten niet zijn meegenomen.
- Voeg eventueel een tabel of overzicht van de zoekslag toe om transparantie te vergroten.
Voorbeeldmotivering Woo-besluit:
Motivering van de zoekslag
Voor de beantwoording van uw Woo-verzoek is door het college een zorgvuldige en inzichtelijke zoekslag verricht. Hieronder wordt toegelicht hoe deze zoekslag is uitgevoerd.
Geraadpleegde systemen en bronnen
- Zaaksysteem “[naam zaaksysteem]” (alle dossiers van de afgelopen 5 jaar relevant voor het verzoek)
- Documentmanagementsysteem “[naam DMS]” (inclusief alle projectdossiers)
- Interne e-mailaccounts van betrokken afdelingen ([afdeling 1], [afdeling 2], [afdeling 3], …)
Betrokken medewerkers
- Medewerkers van de genoemde afdelingen zijn geïnstrueerd om de relevante documenten te identificeren en aan te leveren.
Zoekcriteria en methodiek
- Zoektermen: “[zoekterm 1]”, “[zoekterm 2]”, “[zoekterm 3]”, …
- Periode: [datum 1] – [datum 2]
- Bestandsfilters: PDF, Word, Excel, e-mail en interne memo’s
- Dubbele documenten werden verwijderd en alleen unieke bestanden meegenomen
Toelichting op gemaakte keuzes
- Persoonlijke documenten op privé-schijven zijn niet geraadpleegd, omdat deze geen deel uitmaken van de overheidsdossiers.
- Sommige interne conceptdocumenten zijn buiten beschouwing gelaten indien deze nooit formeel zijn geregistreerd in de systemen.
Resultaat van de zoekslag
- Alle relevante documenten die binnen deze bronnen en criteria zijn gevonden, zijn beoordeeld op openbaarmaking en waar nodig gedeeltelijk verstrekt met toepassing van de Woo-weigeringsgronden.
Door deze zoekslag op deze manier uit te voeren en te documenteren, voldoet het bestuursorgaan aan de zorgvuldigheids- en motiveringsverplichtingen op grond van de Woo en de jurisprudentie van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (bijv. ECLI:NL:RVS:2022:3027, ECLI:NL:RVS:2024:480).