In: Dossier Schurend
Het Gemeentelijk Incidenten Registratiesysteem (GIR) is bedoeld om incidenten van agressie en geweld tegen gemeentelijke medewerkers zorgvuldig en eenduidig te registreren, af te handelen en te analyseren. Een registratie kan aanleiding geven tot opvang en nazorg van medewerkers en, waar daarvoor aanleiding bestaat, tot passende maatregelen richting de veroorzaker.
Daarnaast kan het GIR de gemeente inzicht geven in de aard, omvang en ontwikkeling van agressie en geweld. Het systeem is daarmee een instrument voor een veilige uitvoering van de publieke taak en niet een doel op zichzelf.
Wanneer kan sprake zijn van mogelijk misbruik?
Van mogelijk misbruik van het GIR kan sprake zijn wanneer het systeem bewust of oneigenlijk wordt gebruikt voor een ander doel dan waarvoor het is ingericht. Dat kan bijvoorbeeld aan de orde zijn wanneer een incident zonder voldoende feitelijke grondslag wordt geregistreerd, wanneer feiten of omstandigheden onjuist, onvolledig of eenzijdig worden weergegeven, of wanneer de registratie vervolgens wordt gebruikt om een inwoner te typeren, anders te behandelen of in een nadelige positie te brengen.
Ook de wijze waarop een GIR-registratie tot stand komt en vervolgens wordt afgehandeld, kan van betekenis zijn. Wanneer de binnen de gemeente voorgeschreven werkwijze niet wordt gevolgd, essentiële stappen worden overgeslagen of een incident anders wordt behandeld dan volgens de geldende procedure had moeten gebeuren, kan dat aanleiding geven om nader onderzoek te doen. Het niet volgen van een procedure betekent niet zonder meer dat sprake is van misbruik. Als afwijkingen echter niet worden verklaard en samengaan met andere onregelmatigheden, kan dat wel een aanwijzing vormen voor mogelijk oneigenlijk gebruik van het GIR.
Bijzonder relevant is daarom de vraag of de registratie uitsluitend is gebruikt voor het doel waarvoor zij is aangelegd. Wanneer een GIR-registratie bijvoorbeeld later wordt aangehaald in andere dossiers, wordt gebruikt bij de beoordeling van nieuwe contacten of ten grondslag wordt gelegd aan maatregelen tegen een inwoner, moet duidelijk zijn op welke grond dat gebeurt en of dat gebruik binnen het oorspronkelijke doel en de geldende regels past.
Een betrouwbare GIR-registratie vraagt om feitelijkheid, zorgvuldigheid, proportionaliteit, doelbinding en controleerbaarheid. Van belang is daarom niet alleen wat in het systeem staat, maar ook wie de registratie heeft gemaakt, wanneer en op basis van welke informatie, welke procedure is gevolgd, welke wijzigingen zijn aangebracht, wie toegang tot de informatie had en waarvoor de gegevens vervolgens zijn gebruikt.
Een GIR behoort een middel te zijn om daadwerkelijke incidenten zorgvuldig te registreren en af te handelen. Het mag niet verworden tot een instrument om achteraf een beeld van een inwoner te construeren of gedrag te legitimeren dat anders moeilijk te verklaren is. Wanneer de registratie, de afhandeling en het latere gebruik van de gegevens niet met elkaar te rijmen zijn, kan dat reden zijn om de rechtmatigheid en integriteit van de registratie nader te onderzoeken.
Wat kunt u als burger doen?
Wie vermoedt dat een GIR-registratie niet klopt of mogelijk oneigenlijk is gebruikt, doet er verstandig aan eerst zoveel mogelijk feitelijke informatie te verzamelen. Vraag bijvoorbeeld op welke gegevens de registratie betrekking heeft, wanneer en waarom deze is gemaakt en hoe de informatie vervolgens is gebruikt. Als het om uw persoonsgegevens gaat, kunt u onder omstandigheden gebruikmaken van uw AVG-rechten, waaronder het recht op inzage en, wanneer gegevens onjuist zijn, het recht op rectificatie. Ook kunt u vragen naar de doeleinden en grondslag van de verwerking.
Leg vervolgens zo concreet mogelijk vast welke feiten volgens u niet kloppen, welke procedure niet lijkt te zijn gevolgd en welke gevolgen de registratie voor u heeft gehad. Maak daarbij onderscheid tussen wat u kunt aantonen en wat u slechts vermoedt. U kunt uw bezwaren eerst bij de gemeente of de functionaris voor gegevensbescherming (FG) voorleggen. Afhankelijk van de situatie kunnen daarnaast een klacht, bezwaar of andere juridische procedure aan de orde zijn. Wanneer u van mening bent dat de gemeente persoonsgegevens in strijd met de AVG verwerkt, kunt u ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Een vermoeden van misbruik hoeft dus niet direct te worden bewezen. Juist door de registratie, de totstandkoming, de afhandeling en het latere gebruik daarvan afzonderlijk te onderzoeken, kan zichtbaar worden of sprake is van een incident, een administratieve fout of mogelijk structureel oneigenlijk gebruik.