De zogeheten Persoonlijke Internet Pagina (PIP) is de afgelopen jaren uitgegroeid tot een belangrijk onderdeel van de digitale dienstverlening van gemeenten. De PIP is meestal vormgegeven als een persoonlijk digitaal klantportaal met een naam als ‘Mijn Gemeente’. Daarbij wordt de algemene aanduiding vervangen door de naam van de betreffende gemeente, zoals ‘Mijn Apeldoorn’.

‘Mijn Gemeente’ is, net als ‘MijnOverheid’, ‘Mijn Belastingdienst’ en ‘Mijn SVB’, een persoonlijke digitale omgeving. Toegang is alleen mogelijk na identificatie en authenticatie, meestal met DigiD.

Een gemeentelijk klantportaal is niet uitsluitend bedoeld voor inwoners van die gemeente. Ook iemand die bijvoorbeeld in Rotterdam woont, kan in beginsel inloggen bij ‘Mijn Amsterdam’. In dat geval kan de gebruiker gegevens aantreffen die bij de gemeente Amsterdam over hem of haar bekend zijn.

Een deel daarvan betreft persoonsgegevens die de gemeente uit de Basisregistratie Personen (BRP) verwerkt, zoals naam, adres, geboortedatum en burgerlijke staat.

Wanneer iemand een zaak bij een gemeente heeft lopen of in het verleden een zaak heeft gehad, kunnen gegevens over die zaak eveneens in het persoonlijke portaal beschikbaar worden gesteld. Dat geldt ook wanneer de betrokkene geen inwoner van de betreffende gemeente is.

Zaakgericht werken

Gemeenten werken in toenemende mate zaakgericht. Dat betekent dat contacten, aanvragen, procedures en andere gemeentelijke werkzaamheden volgens een gestructureerde werkwijze als een zaak kunnen worden geregistreerd, behandeld en afgehandeld.

Aan een zaak wordt doorgaans een uniek zaaknummer gekoppeld. De gegevens over de behandeling van de zaak worden vastgelegd in een zaaksysteem. Gemeenten gebruiken hiervoor verschillende systemen van uiteenlopende softwareleveranciers, maar de basisprincipes zijn in grote lijnen vergelijkbaar.

Naast een zaaksysteem werken gemeenten vaak met een documentmanagementsysteem waarin documenten worden opgeslagen en beheerd. Deze systemen kunnen onderling gekoppeld zijn. Gegevens uit het zaaksysteem en het documentmanagementsysteem kunnen vervolgens geheel of gedeeltelijk beschikbaar worden gesteld in de persoonlijke internetomgeving.

Welke gegevens uiteindelijk zichtbaar zijn in ‘Mijn Gemeente’, verschilt per gemeente. Dat hangt onder meer af van de technische inrichting van de systemen, de organisatorische keuzes van de gemeente en de wijze waarop de koppelingen tussen de verschillende applicaties zijn ingericht.