December 2025 – Wat gebeurt er eigenlijk als je post naar de gemeente stuurt? Wordt er dan een zorgvuldig proces in gang gezet, of blijft het afwachten of — en zo ja wat — er iets gebeurt? En als er niets gebeurt, hoe komt dat dan en wat kun je er tegen doen? Maakt het bovendien uit wát je stuurt en op welke manier je dat doet? In het onderzoek ‘Corresponderen met de gemeente’ proberen we deze vragen in de komende maanden te beantwoorden.
Kanalen
Met de gemeente kun je via verschillende kanalen corresponderen: schriftelijk, digitaal, telefonisch, persoonlijk en overig. Niet elk kanaal is geschikt voor elk type correspondentie: formele zaken zoals aanvragen, meldingen, bezwaren en ingebrekestellingen moeten vaak via specifieke (schriftelijke of digitale) kanalen worden ingediend.
Soorten berichten
Met de gemeente kun je verschillende soorten berichten uitwisselen. Deze zijn grofweg in te delen naar formele berichten en andere berichten.
Behandeling van berichten
Gemeenten hebben de behandeling van correspondentie doorgaans procesmatig en gelaagd georganiseerd, met een combinatie van centrale sturing en decentrale afhandeling. In grote lijnen: centrale ontvangst (frontoffice), registratie & dossiervorming, routering & toewijzing, inhoudelijke behandeling, besluitvorming & reactie, verzending & terugkoppeling, monitoring & verantwoording.
Wettelijk kader
Het wettelijke kader verplicht gemeenten tot zorgvuldige, tijdige, traceerbare en toegankelijke correspondentie, met respect voor privacy, archivering en bezwaar/beroepprocedures. Tegelijkertijd zijn er specifieke regels afhankelijk van het type aanvraag, melding of besluit.