In: Aanwijzing FG
Adviesnota formele aanwijzing FG
Versie: 1.1 – 22 september 2026
Vindplek: https://www.ebenezer-advies.nl/aanwijzing-fg/adviesnota/
Geachte raad, burgemeester en college van B&W,
Na contact met uw gemeente heeft Ebenezer Advies begrepen dat u nog niet bent toegekomen aan de formele aanwijzing van een Functionaris Gegevensbescherming (FG). Voor zover uw bestuursorgaan als verwerkingsverantwoordelijke onder de betreffende wettelijke regimes valt, bestaat hiervoor een wettelijke verplichting op grond van onder meer de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Wet politiegegevens (Wpg) en de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Wjsg). De AVG verplicht overheidsinstanties in beginsel tot aanwijzing van een FG.
Dat staat niet op zichzelf. De wettelijke verplichtingen en verantwoordelijkheden moeten per bestuursorgaan en per toepasselijk wettelijk regime worden vastgesteld. Daarbij is van belang eerst te bepalen welk bestuursorgaan als verwerkingsverantwoordelijke optreedt.
Ongevraagd advies
Met deze kosteloze adviesnota geeft Ebenezer Advies u ongevraagd advies. Dat doen wij omdat wij een bijdrage willen leveren aan een situatie waarin gemeenten landelijk aan hun wettelijke verplichtingen met betrekking tot de FG voldoen.
Wij begrijpen dat de weg daar naartoe een zorgvuldig besluitvormingsproces kan zijn, waarin iedere gemeente met haar eigen organisatorische en juridische omstandigheden te maken heeft. Daarom spreken wij van Operatie Aanwijzing FG: niet omdat dit een kwestie is die van de ene op de andere dag kan worden geregeld, maar juist omdat een zorgvuldige formele vastlegging van belang is.
Aanleiding
Het ontbreken van een formele aanwijzing van een FG kwamen wij als eerste tegen bij gemeente Rheden in Gelderland. Deze constatering vormde aanleiding voor Ebenezer Advies om een snelle rondgang langs Nederlandse gemeenten te maken en navraag te doen door middel van informatieverzoeken en verzoeken op grond van de Wet open overheid (Woo).
Uit die rondgang bleek dat een aanzienlijk aantal bestuursorganen de formele aanwijzing niet of onvoldoende kenbaar had gemaakt. Daarmee rijst de vraag of in alle gevallen niet alleen een FG functioneert, maar ook de formele aanwijzing en de wettelijke positionering voldoende zijn geregeld.
Advies
Ebenezer Advies adviseert u prioriteit te geven aan het formeel regelen van de aanwijzing van de FG.
Een mogelijk misverstand is dat het aanstellen van een functionaris op zichzelf voldoende is. Dat is niet zonder meer het geval. Aanstellen staat niet gelijk aan formeel aanwijzen. Ook een melding van een FG bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) vervangt de formele aanwijzing niet.
Wij adviseren daarom om eerst vast te stellen welke bestuursorganen als verwerkingsverantwoordelijke onder de relevante wettelijke regimes vallen en vervolgens de formele aanwijzing daarvan zorgvuldig vast te leggen. Daarna kunnen de noodzakelijke meldingen bij de AP worden verzorgd en kan de positionering en taakuitoefening van de FG overeenkomstig de wettelijke eisen worden geborgd.
Voor de Wpg geldt daarbij een afzonderlijke wettelijke regeling. Wanneer een FG voor de Wpg wordt aangewezen, moet deze afzonderlijk bij de AP worden aangemeld.
Terugwerkende kracht
Bij het herstellen van een ontbrekende formele aanwijzing kan de vraag rijzen of en in hoeverre een aanwijzingsbesluit met terugwerkende kracht kan worden vastgesteld.
Hierbij is het belangrijk onderscheid te maken tussen het formaliseren van een reeds bestaande feitelijke situatie en het achteraf laten ontstaan van een wettelijke rechtspositie. Een aanwijzingsbesluit met een eerdere datum neemt een eventueel eerder bestaand formeel gebrek niet zonder meer weg en kan niet worden beschouwd als een algemene juridische reparatie van het verleden.
De VNG biedt gemeenten ondersteuning bij het opstellen van een aanwijzingsbesluit. Een model of template moet daarbij worden gezien als hulpmiddel voor de besluitvorming; het gebruik daarvan neemt de eigen verantwoordelijkheid van het bevoegde bestuursorgaan voor de juridische beoordeling van de concrete situatie niet weg.
Voldoende kenbaar
Wij adviseren u om de formele aanwijzingsbesluiten actief en goed vindbaar openbaar te maken, bijvoorbeeld via het gemeentelijke publicatiekanaal en, waar passend, via lokaleregelgeving.overheid.nl en/of www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad.
Ook publicatie in een applicatie voor bestuurlijke informatie, zoals iBabs of Notubiz, kan bijdragen aan de kenbaarheid. Het is daarbij van belang onderscheid te maken tussen een college- of raadsvoorstel en het daadwerkelijk genomen besluit.
Het publiceren van uitsluitend een voorstel waaruit blijkt dat een aanwijzing wordt overwogen, maakt immers nog niet kenbaar dat het bevoegde bestuursorgaan daadwerkelijk tot aanwijzing heeft besloten.
Gedachten uitwisselen
Uiteraard heeft Ebenezer Advies niet alle wijsheid in pacht. Sterker nog: wij leren voortdurend van de wijze waarop gemeenten omgaan met privacywetgeving in het algemeen en de positionering van de FG in het bijzonder.
Wilt u hierover met ons van gedachten wisselen, dan staan wij daar graag voor open. Niet op de laatste plaats omdat nieuwe inzichten ons kunnen helpen deze adviesnota verder te verbeteren en kennis vervolgens weer met andere gemeenten kan worden gedeeld.
U kunt via info@ebenezer-advies.nl contact opnemen met adviseur Ray Heijder van Ebenezer Advies.
Tot slot wensen wij u wijsheid toe bij de afwegingen en het besluitvormingsproces met betrekking tot de formele aanwijzing van de FG.