Home > Gemeenteadvies > AVG
Bij de afhandeling van inzageverzoeken op grond van artikel 15 AVG staat het college voor de keuze op welke wijze inzage wordt verleend. De AVG staat toe dat persoonsgegevens worden verstrekt in de vorm van een overzicht, in plaats van (geanonimiseerde) kopieën van documenten. Hoewel deze keuze wettelijk mogelijk is, brengt zij vanuit gemeentelijk-juridisch perspectief aanzienlijke uitvoerings- en aansprakelijkheidsrisico’s met zich mee. Dit artikel benoemt de belangrijkste aandachtspunten.
Aandachtspunten
- Kwaliteit en juridische houdbaarheid van het overzicht;
- Verschuiving van verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid;
- Toename van vervolgverzoeken.
Kwaliteit en juridische houdbaarheid van het overzicht
Indien een gemeente kiest voor verstrekking via een overzicht, rust op haar de verplichting om alle persoonsgegevens die binnen de reikwijdte van het verzoek vallen volledig en correct te identificeren. Daarnaast moet de context waarin deze persoonsgegevens voorkomen behouden blijven. Het overzicht moet de betrokkene immers in staat stellen zijn persoonsgegevens en de verwerking daarvan in dezelfde mate te begrijpen als wanneer kopieën van documenten zouden zijn verstrekt.
Deze verplichting brengt aanzienlijke uitvoeringslasten met zich mee. De behandelaar moet:
- alle beschikbare informatie beoordelen op de vraag of sprake is van een persoonsgegeven in de zin van de AVG;
- per persoonsgegeven beoordelen of en in hoeverre context noodzakelijk is om aan het inzagerecht te voldoen.
De kans op onvolledigheid of contextverlies is daarbij reëel. Dit kan leiden tot het oordeel dat de gemeente het inzagerecht onvoldoende heeft gefaciliteerd, met bijbehorende juridische consequenties.
Motieven voor keuze overzicht: juridisch kwetsbaar
In de praktijk kan de overweging bestaan dat verstrekking van kopieën van documenten de betrokkene zou kunnen aanzetten tot het uitoefenen van aanvullende privacyrechten. Een dergelijke overweging is juridisch niet houdbaar. De AVG verplicht bestuursorganen juist om de uitoefening van rechten van betrokkenen te faciliteren en niet te ontmoedigen.
Bovendien kan een overzicht, mits correct opgesteld, deze vermeende risico’s niet wegnemen. Indien het overzicht voldoet aan de eisen van artikel 15 AVG, biedt het de betrokkene materieel dezelfde informatiepositie als het verstrekken van kopieën van documenten.
Verschuiving van verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid
Bij verstrekking van kopieën van documenten blijft de beoordeling of bepaalde informatie als persoonsgegeven kwalificeert in belangrijke mate bij de betrokkene. De gemeente beperkt zich in dat geval tot het toepassen van wettelijke uitzonderingsgronden, zoals de bescherming van rechten en vrijheden van derden.
Bij verstrekking via een overzicht verschuift deze verantwoordelijkheid volledig naar de gemeente. Zij bepaalt immers welke gegevens als persoonsgegeven worden aangemerkt en welke context wordt meegeleverd. Eventuele beoordelingsfouten kunnen aanleiding geven tot bezwaar, beroep of handhavend optreden door de Autoriteit Persoonsgegevens.
Daarmee vergroot de gemeente haar juridische en bestuurlijke risico’s, zonder dat daar een objectief organisatiebelang tegenover staat. Een keuze die mede is ingegeven door het beperken van inzicht of het maskeren van mogelijke onvolkomenheden kan hooguit als een vermeend individueel belang worden gezien, maar is onverenigbaar met het uitgangspunt van een transparante en lerende overheidsorganisatie dat een gemeente behoort te zijn.
Toename van vervolgverzoeken
Een overzicht kan, juist door de mate van selectie en interpretatie, aanleiding geven tot aanvullende vragen bij de betrokkene. Dit kan resulteren in een opeenvolging van nieuwe inzageverzoeken, rectificatieverzoeken of verzoeken op grond van de Woo.
Dit vergroot niet alleen de uitvoeringslast, maar kan ook leiden tot interne beeldvorming over het procesgedrag van de betrokkene. Vanuit juridisch perspectief dient echter te worden onderkend dat deze situatie mede het gevolg kan zijn van de door de gemeente gekozen vorm van verstrekking.
Conclusie
Hoewel verstrekking van persoonsgegevens via een overzicht juridisch is toegestaan, is deze vorm vanuit het perspectief van gemeentelijke rechtsbescherming en risicobeheersing niet zonder meer aan te bevelen. Het verstrekken van (gedeeltelijke) kopieën van documenten biedt in veel gevallen een robuustere, beter verdedigbare en minder risicovolle wijze van uitvoering van het inzagerecht.
https://www.ebenezer-advies.nl/gemeenteadvies/risicos-inzage-verstrekken-via-een-overzicht/