Het is in Nederland niet toegestaan dat een gemeente standaard twee maanden verdaging aankondigt (bovenop de standaard beslistermijn van een maand) in een automatische ontvangstbevestiging van een verzoek op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zo’n bevestiging wordt vaak direct na het indienen van het verzoek gemaild.
23 juni 2025 – Ray Heijder, jurist bij Ebenezer Advies
Wettelijke termijn volgens de AVG
Volgens artikel 12 lid 3 AVG moet een verwerkingsverantwoordelijke (zoals een gemeente) zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand na ontvangst van een verzoek (bijv. inzage, correctie, verwijdering van persoonsgegevens) reageren. Deze termijn kan onder specifieke omstandigheden met maximaal twee maanden worden verlengd, maar alleen als:
- het verzoek complex en/of omvangrijk is, of
- er een groot aantal verzoeken is ingediend.
De verlenging moet gemotiveerd worden, en de verzoeker moet binnen de eerste maand worden geïnformeerd over de reden van de verlenging (artikel 12 lid 3 AVG).
Automatische ontvangstbevestiging met standaardverdaging
Een automatische ontvangstbevestiging waarin standaard wordt vermeld dat de afhandeling twee maanden extra duurt, is niet in lijn met de AVG, omdat:
- Geen individuele beoordeling
De gemeente moet per verzoek beoordelen of verlenging nodig is. Een standaardverdaging zonder motivering is niet toegestaan, omdat het suggereert dat elk verzoek automatisch wordt vertraagd, ongeacht de complexiteit. - Onnodige vertraging
De AVG vereist dat verzoeken zo snel mogelijk worden afgehandeld. Een standaardtermijn van twee maanden extra kan als onnodige vertraging worden gezien, vooral voor eenvoudige verzoeken. - Motiveringsplicht
Als verlenging nodig is, moet de gemeente binnen één maand een specifieke reden geven, zoals complexiteit of werklast. Dit kan niet in een automatische ontvangstbevestiging worden vastgelegd, omdat de inhoud van het verzoek nog niet is beoordeeld.
Wat kun je doen?
Als je een automatische ontvangstbevestiging hebt ontvangen waarin de gemeente direct twee maanden verdaging bovenop de standaard beslistermijn van één maand aankondigt:
Controleer de inhoud: Staat er een concrete reden voor de verlenging? Zo niet, dan is de mededeling waarschijnlijk niet rechtsgeldig.
Neem contact op: Vraag de gemeente om uitleg over waarom zij direct twee maanden extra claimt en wijs hen op artikel 12 lid 3 AVG.
Klacht indienen: Als de gemeente niet tijdig of correct reageert, kun je een klacht indienen bij de gemeente zelf of bij de Autoriteit Persoonsgegevens via hun website (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).